סוף החודש, רואה החשבון שואל, והחשבונית לא נמצאת

יום ראשון בערב. שולחן המטבח, לפטופ פתוח, ופירוט האשראי של החודש מודפס לידו.

ביד אחת מרקר צהוב. ביד השנייה הטלפון, עם הודעה מרואה החשבון: "אפשר לקבל את החומר של ספטמבר עד יום חמישי?"

אתם עוברים שורה אחרי שורה. דלק: יש. ציוד משרדי: יש, נדמה לכם. ארוחת צהריים עם לקוח: אין לכם מושג. תוכנה שמתחדשת בדולר: אולי במייל, אולי לא.

אחרי שעה יש לכם שלוש שורות בלי סימון, ובקושי כוח לחפש אותן.

הטקס של סוף החודש

אם יש לכם עסק, כנראה שאתם מכירים את הגרסה שלכם. אצל רוב העסקים הוא נראה בערך ככה:

• מדפיסים את פירוט האשראי, או פותחים אותו במסך אחד ואת המייל במסך שני.
• מחפשים במייל "חשבונית", ומקבלים מאות תוצאות של ניוזלטרים, אישורי הזמנה ושרשורים ישנים.
• שולחים הודעות לעובדים: "מי שילם על החניה ב-12 לחודש?"
• פותחים את תא הכפפות ברכב, ומוצאים שם קבלות מקומטות, חלקן כבר דהויות.
• מוותרים על מה שלא נמצא. "זה סכום קטן", אתם אומרים לעצמכם. בחודש הבא זה עוד סכום קטן.

ואז מעבירים לרואה החשבון את מה שיש, ומקווים שהוא לא ישאל.

למה זה תמיד נופל על סוף החודש

כי במשך החודש, אף אחד לא אוסף. החשבוניות מגיעות מכמה כיוונים בבת אחת: למייל, על נייר, בוואטסאפ, לתיבה של עובד אחר. כל אחת בזמן אחר, ואין מקום אחד שבו הן נפגשות.

אז הכל נדחה לרגע אחד: הרגע שבו רואה החשבון שואל. ושם, תחת לחץ, מגלים מה הלך לאיבוד.

זה לא עניין של משמעת. גם העסקים הכי מסודרים מגיעים לרגע הזה.

השאלה האמיתית: מה חסר?

הנה מה שקשה באמת. למצוא חשבונית שאתם יודעים שקיימת, זה עניין של חיפוש. אבל לדעת איזו חשבונית בכלל לא הגיעה, זה כבר משהו אחר.

יש רק מסמך אחד שמחזיק את כל מה ששילמתם החודש: פירוט האשראי. כל חיוב שמופיע בו צריך חשבונית. ובשביל להשוות ביניהם, מישהו צריך לשבת עם מרקר ולעבור שורה אחרי שורה.

זה בדיוק החלק שאפשר להוריד מהשולחן.

רוצים לראות מה חסר אצלכם? בודקים 30 יום חינם, בלי כרטיס אשראי

איך נראה סוף חודש אחר

בשביל זה בנינו את DoxBox: מקום אחד שכל חשבוניות ההוצאה של העסק מגיעות אליו במשך החודש, כך שבסוף החודש נשאר רק לבדוק.

במשך החודש: הכל מגיע למקום אחד

המייל. מחברים Gmail או Outlook פעם אחת, ו-DoxBox מושכת משם את החשבוניות כל יום. בחיבור הראשון היא סורקת גם עד 3 חודשים אחורה (ובחבילות בתשלום, עד שנה) ומראה מה מצאה.

הנייד. מצלמים ושולחים ל-WhatsApp של DoxBox, והחשבונית נקלטת תוך שניות. יש גם אפליקציה ל-iOS ול-Android בעברית, ואפליקציה ל-Windows ול-Mac עם תיקייה שמעלה לבד כל קובץ שנכנס אליה.

העובדים. כל מי שמשלם בעסק שולח לאותו מקום, ברגע שהוא מקבל את הקבלה, ולא בסוף החודש.

הקריאה. DoxBox קוראת כל חשבונית לבד: ספק, תאריך, סכום ומע"מ. מה שלא זוהה במלואו, קבלה דהויה או צילום עקום, מגיע אליכם לבדיקה, במקום להיכנס בשקט עם סכום שגוי.

בסוף החודש: מעלים את הפירוט, ורואים מה חסר

במקום המרקר: מעלים את פירוט האשראי ב-PDF, ורואים מיד לאיזו עסקה יש חשבונית ומה חסר. ישראכרט, מקס, כאל ולאומי, וכל מותגי הכרטיסים המובילים.

את החסרות עדיין תצטרכו לבקש מהספק. אבל עכשיו אתם יודעים בדיוק מה לבקש, ממי, ועוד לפני שרואה החשבון שאל.

ואז: לרואה החשבון

ייצוא מסודר ל-Excel, ‏CSV, ‏PDF או ZIP, בפורמט שרואה החשבון שלכם עובד איתו. אפשר גם להזמין אותו לצפייה ולייצוא בעצמו, כך שהוא לא צריך לחכות לכם.

ומה עם המייל שלכם?

שאלה טובה. לפני שנותנים למערכת גישה למייל של העסק, מגיע לכם לדעת מה היא רואה.

DoxBox מושכת רק חשבוניות וקבלות. החיבור ל-Gmail הוא בהרשאת קריאה בלבד, והוא עבר הערכת אבטחה CASA Tier 2 של App Defense Alliance, כחלק מהאימות של Google לגישה ל-Gmail. החיבור למייל מוצפן, והמסמכים נשמרים בענן של Google עם גישה מוגבלת.

DoxBox מפותחת על ידי ווב מדיה גרופ דיגיטל בע"מ, חברה רצינית וותיקה לפיתוח מערכות.

בודקים על סוף חודש אחד אמיתי

אין דרך טובה יותר לדעת אם זה עובד בשבילכם, מלעבור ככה סוף חודש אחד: לחבר את המייל, לשלוח כמה קבלות בוואטסאפ, להעלות את פירוט האשראי, ולראות מה חסר.

ובפעם הבאה שרואה החשבון שואל, התשובה כבר מוכנה.

שאלות קצרות

יש לי כמה עובדים שמשלמים בכרטיסים שונים. זה עובד?

כן. כל העובדים שולחים לאותו מקום, ומספר המשתמשים ותיבות המייל גדל עם החבילה. ואם יש לכם יותר מעסק אחד, מנהלים את כולם מאותו משתמש, כל עסק במנוי משלו.

הפירוט שלי מגיע כקובץ Excel. אפשר להעלות אותו?

היום ההתאמה עובדת עם פירוט אשראי בקובץ PDF. בישראכרט, מקס, כאל ולאומי אפשר להוריד את הפירוט החודשי כ-PDF מהאתר או מהאפליקציה.

מה קורה אחרי 30 יום?

ממשיכים בחינם ב-Lite, וכל המסמכים נשמרים. או בוחרים חבילה. לא הזנתם כרטיס אשראי, אז אין חיוב אוטומטי.