5 מקומות שבהם הכסף של העסק מתחבא

סוף החודש. רואה החשבון שולח הודעה: "חסרות לי כמה חשבוניות מאוגוסט". אחרי עשרים דקות של חיפוש במייל מוצאים שתיים מתוך חמש, ועל השאר מוותרים. "לא נורא, סכום קטן".

לא תמיד הוא קטן. והחשבוניות האלה לא נעלמות סתם: יש חמישה מקומות קבועים שבהם הן נתקעות.

איפה זה קורה

1. בתיבת המייל, בין ניוזלטר לקופון

רוב חשבוניות ההוצאה מגיעות היום במייל: ספק האינטרנט, הסלולר, התוכנות, ההזמנה מאמזון. הן מגיעות כקובץ מצורף, באמצע שרשור, ולפעמים לתיבה של מישהו אחר בעסק.

אם אף אחד לא העביר אותן הלאה, הן פשוט נשארות שם. כי אף אחד לא קם בבוקר ואומר "היום אני מחפש חשבוניות".

2. בארנק, ברכב, בכיס של המעיל

חניה, ציוד משרדי, ארוחה עם לקוח. קבלה מנייר שמתקמטת בכיס, ולפעמים דוהה עוד לפני סוף החודש.

מי שמצא פעם בכביסה קבלה לבנה לגמרי, יודע על מה אנחנו מדברים.

3. במנויים שמתחדשים לבד

תוכנה לעיצוב, שירות ענן, כלי לפגישות וידאו, ריטיינר חודשי לספק. רבים מהם מחויבים בדולר, שולחים חשבונית למייל שנפתח לפני שנתיים ומתחדשים לבד.

ואף אחד לא שם לב כשהחשבונית לא הגיעה, או כשהסכום החודשי השתנה.

4. בחיוב באשראי שאין לו חשבונית

זה המקום הכי קשה לגלות, כי אין מה לחפש. רואים חיוב בפירוט האשראי, אבל לא יודעים שחסרה לו חשבונית עד שמישהו יושב עם מרקר ועובר שורה אחרי שורה.

ברוב העסקים, את זה אף אחד לא עושה. או שעושים, פעם בשנה, בלחץ.

5. בטלפון של מישהו אחר

העובדת שקנתה ציוד למשרד. השותף ששילם על המונית. הקבלה אצלם בגלריה, בין תמונות מהחתונה של בן הדוד.

ויש סיכוי טוב שהיא תישאר שם. אלא אם מצלמים אותה ומעלים למערכת כבר ברגע הקנייה.

כמה זה יכול לעלות

לעוסק מורשה, חשבונית הוצאה יכולה לעשות שני דברים: להחזיר את המע"מ ששילמתם, ולהירשם כהוצאה שמקטינה את הרווח שעליו משלמים מס. חשבונית שלא הגיעה לרואה החשבון לא עושה אף אחד מהם.

כמה זה שווה תלוי בסוג העסק, בסוג ההוצאה ובמדרגת המס שלכם. עוסק פטור, למשל, לא מקבל החזר מע"מ, ויש הוצאות שמוכרות רק בחלקן. דוגמה, על הוצאה עסקית של 1,180 ש"ח כולל מע"מ:

• מע"מ שעשוי לחזור (18%): עד 180 ש"ח
• ההוצאה עצמה, 1,000 ש"ח, עשויה להקטין את הרווח שעליו משלמים מס. במדרגת מס של 31%, למשל: עד 310 ש"ח
• בדוגמה הזו: עד כ-490 ש"ח, על חשבונית אחת.

וכשזה חוזר כל חודש, זה יכול להצטבר לאלפי שקלים בשנה.

את המספר המדויק שלכם רואה החשבון יידע להגיד. את הכיוון, כבר הבנתם.

רוצים לדעת מה חסר אצלכם? בודקים 30 יום חינם, בלי כרטיס אשראי

למה זה קורה גם לעסקים מסודרים

זה לא עניין של משמעת. חשבוניות ההוצאה של עסק מגיעות מחמישה כיוונים שונים: מייל, נייר, וואטסאפ, אשראי ועובדים. ואין מקום אחד שבו כולן נפגשות.

אז העבודה נדחית לסוף החודש, נעשית בלחץ, ומה שלא נמצא בעשרים דקות כבר לא יימצא.

הבעיה היא לא אתם. הבעיה היא שאין מקום אחד לכל המסמכים.

איך סוגרים את הדליפה

בשביל זה בדיוק בנינו את DoxBox: מקום אחד שכל חשבוניות ההוצאה של העסק מגיעות אליו, לבד או בהודעה אחת.

1. מחברים את המייל, פעם אחת. Gmail או Outlook. מאותו רגע DoxBox מושכת משם את החשבוניות כל יום. ובחיבור הראשון היא סורקת עד 3 חודשים אחורה (ובחבילות בתשלום, עד שנה) ומראה מה מצאה. (זה מקום מספר 1, וגם מספר 3.)

2. מה שבנייר, מצלמים. שולחים חשבונית ל-WhatsApp של DoxBox, או מצלמים ומעלים ישר באפליקציה, והיא נקלטת תוך שניות. גם העובדים שולחים לאותו מקום. (מקום 2 ו-5.)

3. מעלים את פירוט האשראי, ורואים מה חסר. מעלים את פירוט כרטיס האשראי העסקי ב-PDF, ו-DoxBox מתאימה כל שורה לחשבונית שכבר נמצאת במערכת. בלי מרקר ובלי לעבור שורה אחרי שורה: רואים מיד לאיזה חיוב יש חשבונית ומה חסר. ישראכרט, מקס, כאל ולאומי, ושאר מותגי האשראי המובילים. עכשיו יודעים בדיוק מה לבקש, וממי. (מקום 4.)

4. DoxBox קוראת כל מסמך לבד. ספק, תאריך, סכום ומע"מ. היא מזהה ומונעת חשבוניות כפולות, ממירה דולרים ויורו לשקלים לפי תאריך החשבונית, ומרכזת את המנויים וההוצאות הקבועות במקום אחד, עם גרף שמראה בעין אם ריטיינר או חשבונית קבועה השתנו לאורך החודשים. מה שלא זוהה במלואו מגיע אליכם לבדיקה.

5. בסוף החודש, מייצאים לרואה החשבון. ייצוא מסודר ל-Excel, CSV, PDF או ZIP. אפשר גם להזמין את רואה החשבון לצפייה ולייצוא בעצמו.

ומה עם המייל שלכם?

שאלה טובה, ומי שלא שואל אותה צריך להתחיל.

DoxBox מושכת רק חשבוניות וקבלות. החיבור ל-Gmail הוא בהרשאת קריאה בלבד, והוא עבר הערכת אבטחה CASA Tier 2 של App Defense Alliance, כחלק מהאימות של Google לגישה ל-Gmail. החיבור למייל מוצפן, והמסמכים נשמרים בענן של Google עם גישה מוגבלת.

DoxBox מפותחת על ידי ווב מדיה גרופ דיגיטל בע"מ.

בודקים מה חסר אצלכם

הדרך הכי פשוטה לדעת אם נשאר אצלכם כסף על השולחן היא לבדוק: לחבר את המייל, להעלות פירוט אשראי אחד, ולראות מה חסר.

והחשבונית של אוגוסט? אולי היא כבר שם.

שאלות קצרות

זה מחליף את רואה החשבון?

לא. זה נותן לרואה החשבון את כל החשבוניות, מסודרות, בלי שתצטרכו לרדוף אחריהן.

החשבוניות שלי מגיעות למייל שהוא לא Gmail או Outlook. מה עושים?

לכל עסק ב-DoxBox יש כתובת מייל אישית, ואפשר להעביר אליה כל חשבונית שמגיעה.

מה קורה אחרי 30 יום?

ממשיכים בחינם ב-Lite, עד 10 מסמכים בחודש, וכל המסמכים נשמרים. או בוחרים חבילה. לא הזנתם כרטיס אשראי, אז אין חיוב אוטומטי.